賃貸の契約で住民票は必要！理由や注意点もチェック！

こんにちは！神奈川県住宅供給公社の戸丸です。

賃貸物件の契約には、いくつもの書類が必要になりますが、その中の一つが「住民票」です。

住民票は市区町村で記録・管理する公的情報。

不動産会社や大家さんにとっては、入居者の身元を確認するうえで効力の高い重要な書類となります。

ただし、住民票の取得には、記載情報に違いがあったり、確認が必要な部分もあったりと、何かと戸惑うこともあります。

今回は、そんな賃貸借契約で重要な住民票についてのお話。

必要な理由や取得方法、注意点などもご紹介しますので、契約時に慌てず準備できるようチェックしてくださいね。

賃貸の契約で住民票が必要な理由とは？

住民票とは、住民基本台帳法に基づき市区町村によって記録・管理された住民の居住関係を示す帳簿のことです。

賃貸借契約では、不動産会社や大家さんから運転免許証などの本人確認書類と一緒に住民票の提出を求められることが一般的です。

では、本人確認書類とは別に、住民票が必要な理由とは何なのでしょう？

住民票は本人の現住所や世帯主などの情報を記した公的証明書です。

入居する家族の身分証明書にもなるもので、不動産会社や大家さんにとっては、1通で大事な物件を貸す人物の身元をしっかり確認できる信頼度の高い書類です。

ちなみに、住民票は各市区町村で管理されているものを原本、私たちが申請・発行してもらうものを正式には「住民票の写し」といいます。

「写し」といってもコピーという意味ではありません。

住民票の写しは特殊な紙に印刷された書類で、コピーして代用はできません。

賃貸の契約で必要な住民票の取得方法を解説！

住民票の写しをスムーズに取得するためには、まず種類や記載情報を把握しておくことが大事。

取得方法や申請に必要な書類などもご紹介しますので、確認しましょう。

住民票の写しの種類

賃貸契約で必要な住民票の写しには、抄本（しょうほん）と謄本（とうほん）、2つの種類があります。

各市区町村によっては、抄本を「世帯一部」、謄本を「世帯全員」と表している場合もあります。

申請するときは、どちらが必要なのかチェックしましょう。

住民票抄本

本人のみ、または世帯の一部の名前や住所といった情報が記されたものです。

一人暮らしの場合や、家族ではないカップルや友人などと一緒に暮らす場合はこちらを取得します。

カップルや友人などと一緒に暮らす場合は、それぞれの住民票抄本が必要です。　　　 (管理会社によっては、一人暮らし等でも住民票謄本が必要な場合があります)

住民票謄本

世帯全員分の名前などの情報が記されたものです。

賃貸物件に世帯全員で引っ越す場合はこちらを取得します。

(公社の賃貸ではこちらが必須です)

ちなみに、住民票の写しを取得する申請フォーマットは、各市区町村によって異なるため、注意しましょう。

住民票に記載する情報はどこまで必要？

住民票に記載されている情報は、氏名、生年月日、性別、住所、当該市区町村の住民となった日などです。

記載情報は希望によって選択できる項目もあり、世帯主との続柄、本籍地、筆頭者などは、不動産会社や大家さんによって記載の有無が異なります。

事前に確認して、余計な情報を入れないようにしましょう。

取得方法と取得に必要な書類

住民票の写しの取得方法は、主に次の5つです。

1.役所の窓口で取得
2.役所の夜間・休日窓口で取得
3.役所に郵送で依頼し取得
4.コンビニ交付サービスに対応したコピー機で取得
5.オンライン申請で取得

1.役所の窓口で取得

各市区町村の役所窓口で申請する場合は、本人または代理人により取得可能です。

本人が取得する場合は、本人確認書類が必要。

本人確認書類は、主に運転免許証、マイナンバーカード、パスポート、住民基本台帳カードといった顔写真付きの身分証明書などです。

代理人が取得する場合は、代理人の本人確認書類のほか、一緒に暮らしている人以外が代理の場合は、依頼人が作成した「委任状」も必要です。

委任状は便せんなどの用紙に必要事項を手書きしても良いです。

書式については各市区町村のホームページなどで確認をしてくださいね。

委任状のダウンロードデータが用意されている場合もありますよ。

代理人は、同世帯の人や知人に依頼できます。

本人取得と代理人取得、どちらの場合も申請書や発行手数料が要ります。

2.役所の夜間・休日窓口で取得

窓口開設日程や時間等は各市区町村によって異なりますが、日中に仕事などで窓口まで行けない方におすすめの方法です。

受け取りは電話やネットで予約できる場合もあるので、利用する際は調べておきましょう。

3.役所に郵送で依頼し取得

役所の窓口まで直接行くことができない場合に有効です。

取得には申請書のほか、本人確認書類のコピー、返信用封筒などが必要です。

返信用封筒や切手代などが必要になるため、窓口で取得するより、受け取り日数や費用がかかります。

また、発行手数料は定額小為替や現金書留などにして送りますが、詳しくは各市区町村のホームページなどで確認しましょう。

4.コンビニ交付サービスに対応したコピー機で取得

パスワード登録済のマイナンバーカードを持っている人であれば、証明書のコンビニ交付サービスに対応したマルチコピー機（キオスク端末など）で取得できます。

設置場所は主にコンビニエンスストアやドラッグストア等ですが、各市区町村によって異なるため、調べておきしましょう。

コンビニエンスストアなら6:30〜23:00の時間帯で、土日祝日でも取得可能。

操作も簡単なほか、市区町村によっては役所の窓口より発行手数料が安いケースもあります。

5.オンライン申請で取得

スマートフォンなどのオンライン申請・取得に対応している市区町村もあります。

本人確認のためのマイナンバーカードのほか、専用アプリのダウンロード、発行手数料の支払いにクレジットカードなどが必要です。

申請手順などの詳細やオンライン申請が可能かどうかについては、各市区町村のホームページで確認してくださいね。

すべてに共通していることですが、発行手数料は市区町村によって金額が異なります。

同じ地域でも取得方法によって金額が違うこともあります。

住民票の写しを申請する時は、取得までにかかる日数や時間のほか、発行手数料や郵送料などの金額も予め調べておくと良いでしょう。

賃貸に必要な住民票の注意点や他に必要な書類も確認！

住民票の写しを申請する際は書類に不備がないかどうかの確認も必要です。

再取得などで貴重な時間を無駄にしないよう、どんなところに注意したら良いのか見ていきましょう。

住民票以外で必要な書類についても説明しますよ。

賃貸の契約で提出する住民票はココに注意

発行3ヶ月以内のものを用意する

賃貸借契約で取得する住民票の写しは、古いと無効になる可能性があります。

一般的に不動産会社や大家さんが求める住民票の写しは、おおよそ3ヶ月以内のものです。

「公社の賃貸」では１ヶ月以内のものとしています。

できるだけ契約日に近いものが望ましいですが、事前に準備する際は発行日に気をつけましょう。

マイナンバー（個人番号）は記載しない

住民票の写しは、マイナンバー記載の有無が選択できますが、賃貸借契約においては記載せずに発行しましょう。

個人の所得や年金などにひもづくマイナンバーは、個人情報保護の観点からも取り扱いに注意が必要な情報です。

マイナンバーが記載された住民票の写しでは、不動産会社や大家さんに受け取ってもらえず、再取得することになる場合もあります。

住民票の写しを取得する前に転出届は出さない

賃貸借契約で使用する住民票の写しは、現住所が記載されていることが重要です。

そのため、転出届を出すタイミングには注意が必要。

賃貸借契約が成立する前に転出届の手続きをしてしまうと、現住所での住民票の写しが取得できなくなってしまうため、注意しましょう。

実家から住民票を移していない場合は事情を説明する

大学進学などで上京した学生さんなど、実家から住民票を移していない場合もあるでしょう。

その場合は、事前に不動産会社や大家さんへ事情を説明しておきましょう。

住民登録されている住所の住民票を求められたら、同一世帯の家族に頼むか、郵送などの方法で取得します。

ただし、本来は転入した場合は14日以内に転入届を出し、住民票を移さなければなりません。

一次的な居住の場合や、卒業後に実家に戻るなどの場合は罰則を受けることはありませんが、転入先での選挙権が無かったり、必要な行政サービスが受けられなかったりするなどデメリットもありますので、転入届を提出することをおすすめします。

住民票のほかに必要な書類とは

賃貸借契約には、住民票以外にも必要な書類がいくつかあります。

例えば、次のようなものです。

・入居者全員分の身分証明書
・収入証明書（所得証明書・課税証明書・源泉徴収票など）
・実印と印鑑登録証明書
・連帯保証人の印鑑登録証明書、収入証明書　など

このほか、学生の場合は収入証明書の代わりに内定証明書の提出を求められることもあります。

各書類は用意する時期や入手先も異なります。

入手に時間がかかる場合もあるため、契約の流れを把握したうえで、早めに準備しておくのがおすすめです。

契約書類については「賃貸の申し込み時、必要書類はこれ！契約に関する書類一覧」でも、ご紹介していますので、あわせてご覧ください。

賃貸の契約で取得する住民票は種類や記載情報の確認も大事

賃貸借契約では、不動産会社や大家さんから運転免許証などの本人確認書類と一緒に、住民票（住民票の写し）の提出を求められるのが一般的です。

住民票の写しは、本人の現住所や世帯主などの情報を記した公的証明書。

貸主が入居者の身元を確認するうえで必要なものです。

住民票の写しは一人暮らしなら抄本（しょうほん）、家族暮らしなら謄本（とうほん）を取得します。

取得方法はいくつかあるので、自分の仕事や生活のスケジュールにあわせて取得することができますよ。

注意点は、発行3ヶ月以内のものを用意すること、マイナンバーは記載しない、住民票の写しを取得する前に転出届は出さない、実家から住民票を移していない場合は事情を説明すること。

再取得などで貴重な時間を無駄にしないよう心がけましょう。

賃貸物件を探す際は事前準備も大事です。

初めて探す方は、ぜひ「賃貸物件の探し方を伝授！探す前の注意点やポイント」も参考にしてみてください。

事前に決めておくと良い条件やポイント、内見チェックのコツなども詳しくご紹介しています。

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